廣西大學二級學院本科教學類檔案建檔方案

教字[ 2002] 21号

為了加強本科教學類檔案（以下簡稱教學檔案）的管理工作，充分發揮教學檔案在學校教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，提高教學檔案的質量和科學管理水平，逐步實現教學檔案工作的标準化、規範化和現代化，并為今後考核教學工作提供檔案依據，特制定本方案。

一、教學檔案建檔的基本思路

1．教學檔案是學院教學水平和教育質量的重要标志之一，是學院檔案的主體。

2．學院在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等資枓均屬教學檔案。

3．學院教學檔案要确保完整、準确、系統和安全，便于開發利用。

4．教學檔案是教學管理的重要組成部分，應在教學工作計劃、教學管理制度、管理人員崗位責任中有相應的體現。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求、檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況、評審鑒定教學質量（教材、畢業設計（論文）、優秀教學成果等）與審查驗收檔案材料、上報評審材料（教師考核晉升、學生畢業等）與學校檔案部門出具歸檔證明應有相應的同步要求。

5．學院明确一名領導分管教學檔案工作，确定專人負責學院的教學檔案整理保管。在業務上接受學校檔案館的指導，按學校要求向有關部門移交相關檔案。

6．努力實現教學檔案工作從經驗管理向現代化管理轉變。

7．教學檔案工作列入學院規劃，在經費、庫房、設備和人員配備等方面給予保證。

二、教學檔案建檔範圍的确定

1．确定的原則

（1）歸檔的教學管理和教學實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考和憑證作用。

（2）歸檔的教學文件材料，必須反映教學管理、教學實踐活動的全過程，保證完整、準确、系統。

（3）歸檔的教學文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持有機聯系，符合教學管理和教學實踐活動的成套性特點。

2．歸檔的主要内容和重點

（1）歸檔的主要内容包括綜合管理、教學基本信息、專業與課程建設、招生、學籍管理、教學質量監控、課堂教學與實踐、學位工作、畢業生工作、教材等方面，具體範圍見附件。

（2）歸檔的重點是學院在教學工作，特别是教學實踐各個環節活動中形成的不同載體的文件材料。

三、教學檔案的收集與歸檔流程

1．形成與積累

（1）學院在學年（學期）布置工作時，同時向教研室、教學辦公室等部門和相關人員布置形成積累教學檔案材料的任務。

（2）教務處等部門學院發放各種教學材料表格、保存教學檔案用的卷宗（袋）。

（3）學院有關人員按材料類别分别積累教學檔案材料，并定期進行整理。

（4）歸檔的教學材料必須字迹工整、格式統一、簽字手續完備。

（5）教學檔案一般歸檔一份，重要的教學文件材料，各學院根據實際情況，酌加副本。

2．整理建檔

（1）根據教學材料的形成規律，保持其有機聯系和便于利用考查進行建檔。原則上相同内容的材料組成一卷（盒），便于利用。同一内容的文件材料數量多時，可分别組成若幹卷（盒）；也可以根據材料的内在聯系，對問題單一、材料較少者合組成一卷（盒）。

（2）建檔材料應加制封面，注明标題、責任者、編制時間、保管期限及歸檔單位。卷（盒）内原則上建立材料目錄，以便查找。卷（盒）上應标注編号，完整填寫相應的欄目。

（3）各種文字材料大小均為16K（或A4）本，圖件按此規格折疊。

（4）不宜折疊的非标準規格材料和其他載體材料由專櫃保管，但需填寫與文字材料一緻的卷（盒）編号。

（5）屬專項檔案的材料，已歸于其他類檔案的，應在教學建檔的相應卷（盒）内注明去向或複制相應材料。

（6）打印件的建檔材料，需附有與之内容相符的電子文檔，以便永久保存和利用。

（7）屬手寫的文字材料，填寫過程中一律使用鋼筆填寫，并使用黑色碳素墨水或藍黑墨水，不得複寫。

3．歸檔驗收

（1）由歸檔人員填寫歸檔說明書，說明書放在第一卷（盒）内目錄之前，學院主管領導簽字确認。

（2）應向學校職能部門移交的教學方面檔案，按有關規定執行。

四、教學檔案工作崗位職責

1．學院主管領導職責

（1）制定和健全有關管理制度，切實做到把教學檔案全面納入教學管理之中，并監督各部門執行。

（2）加強與學校有關職能部門的聯系，共同做好業務指導和監督檢查工作，保證教學檔案質量。

（3）對本學院管理人員和專（兼）職教學檔案管理員提出具體要求，并幫助他們解決一些實際困難。

2．學院專（兼）職教學檔案管理員職責

（1）做好本學院教學建檔材料的形成積累工作。

（2）督促有關人員按時上交教學建檔材料。

（3）将收集、積累的文件材料整理組卷（盒），做到組卷（盒）合理、編目清楚、标題準确、裝訂整齊；及時向學校有關職能部門移交應交檔案。

（4）做好存放在本學院的教學檔案保管、利用等工作。

3．學院教研室主任職責

（1）負責收集教研室的教學文件、集體備課記錄、試卷、畢業設計（論文）等，完整填寫相應信息，向學院專（兼）職教學檔案員移交。

（2）督促本教研室教師向學院上交各種業務檔案。

附件：學院教學檔案建檔範圍

學院教學檔案建檔範圍

1．教學綜合

1.1．教學工作“九五”、“十五”規劃、各學期教學工作計劃、總結（長期保存）；

1.2．學院領導有關教學報告、論文（從2001年起）；

1.3．學院有關教學的院務等會議記錄（從2001年起）；

1.4．落實教育部4．5号文件及廣西高等學校教學工作會議精神的有關材料；

1.5．學院投入教學的經費統計表及相關材料（含對新辦專業的經費投入，從2001年起，每年統計一次）；

1.6．學院組織迎評創建工作材料（含迎評機構設置、迎評創建計劃等）；

1.7．學院教學機構設置（相關文件）。

2．規章制度

2.1．學校、教務處等部門發的有關教學的條例、制度、規定（分類，長期保存）；

2.2．學院根據學校有關教學文件所制定的實施細則（分類，長期保存）。

3．專業及課程建設

3.1．學院本科專業沿革及現有本科專業一覽表（分解放前、49-57年、58-66年、67-76年、77-96年、97-至今等幾個階段各列表統計）；

3.2．重點專業、課程建設材料（分校級、自治區級統計，從1997年起）；

3.3．教學改革項目材料（含項目申報、任務書、成果、鑒定報告等材料，分校級、省部級、國家級統計列表，從1997年起）；

3.4．教學改革項目獲獎材料（從1997年起）；

3.5．各專業人才培養目标、培養規格、培養方式與途徑的有關材料（從1997年起）；

3.6．新辦專業一覽表；

3.7．新辦專業材料（含申報、批複、建設等）；

3.8．人才培養方案及教學内容體系改革的研究與實踐相關材料；

3.9．雙語教學計劃、教學情況、雙語教學授課一覽表（含授課專業、課程名、教材、授課教師、占必修課比例等，從2001年起，每年統計一次）。

4．質量監控

4.1．學校教學質量監控制度及相關文件（長期保存）；

4.2．學院教學質量監控體系（長期保存）；

4.3．院領導聽課評課記錄（長期保存）；

4.4．教學信息反饋制度及相關材料（含教學督導制度、教學信息員制度等及工作情況，對各方反饋意見的整改措施落實情況及效果，長期保存）；

4.5．推薦新開課教師的相關材料（相關規定、執行情況等，長期保存）；

4.6．期中教學檢查及總結等材料（長期保存）；

4.7．學生評價教師教學質量結果材料（從2001年起保存）；

4.8．教學管理軟件、硬件配備、使用情況（從2001年起，每年統計一次）。

5．課程教學

5.1．課程教學有關的條例、制度、規定（如課堂教學規範、調課制度、課程輔導作業規範、實踐性環節教學規範、課程考核規範等）；

5.2．教學大綱彙編（長期保存）；

5.3．課程簡介彙編（長期保存）；

5.4．學院現開設課程一覽表；

5.5．教學進度安排（長期保存）；

5.6．為全校開設的輔修、第二專業教學大綱；

5.7．學院的實習大綱、計劃、總結（長期保存）；

5.8．調課記錄（長期保存）；

5.9．課程考核記錄（長期保存）。

6．試卷

6.1．試卷保存條例制度（長期保存）；

6.2．考後試卷（保存到學生畢業離校後一年）；

6.3．各學期課程的空白A、B試卷樣卷及參考答案評分細則等（從2001年起）；

6.4．各課程的答卷情況分析表等（從2001年起）；

6.5．課程命題計劃表（從2003年起）；

6.6．其他考核方式的材料（從2001年起）；

6.7．試卷（題）庫一覽表（含課程名稱、适用專業及學生人數、在用或在建、來源等）。

7．畢業設計（論文）

7.1．畢業設計（論文）管理條例、規範及相關質量監控材料（長期保存）；

7.2．畢業設計（論文）工作安排及檢查材料（從2001屆起）；

7.3．畢業設計（論文）數據彙總（從2001屆起）；

7.4．指導教師職稱結構情況表（從2001屆起）；

7.5．指導教師情況統計表（從2001屆起）；

7.6．畢業設計（論文）選題及成績彙總表（從2001屆起）；

7.7．畢業設計（論文）成績評定統計表（從2001屆起）；

7.8．畢業設計（論文）總結及推優材料（從2001屆起）；

7.9．畢業設計（論文）（長期保存）。

8．教學人員信息

8.1．教職工名冊（從2001年起，每年統計一次）；

8.2．專任教師基本情況表（從2001年起，每年統計一次）；

8.3．師資隊伍結構狀況表（從2001年起，每年統計一次）；

8.4．在編教師學位狀況表（從2001年起，每年統計一次）；

8.5．在編教師年齡狀況表（從2001年起，每年統計一次）；

8.6．在編教師職稱狀況表（從2001年起，每年統計一次）；

8.7．在編教師學緣狀況表（從2001年起，每年統計一次）；

8.8．有博士學位教師名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.9．在編教授名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.10．在編副教授名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.11．在編高級職稱教師名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.12．學科帶頭人基本情況表；

8.13．學科梯隊結構基本情況表；

8.14．特殊聘任的教師名單（如各學科指導委員會委員、學校聘請的專家委員等及聘書，從2001年起）；

8.15．師資流動情況統計（從2001年起，每年統計一次）；

8.16．接受畢業生、教師調入情況（從2001年起，每年統計一次）；

8.17．人員流出情況（從2001年起，每年統計一次）；

8.18．青年教師（35歲以下）名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.19．青年教師（35歲以下）具有研究生學曆名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.20．青年教師（35歲以下）具有研究生學曆人員所占比例狀況表（從2001年起，每年統計一次）；

8.21．在讀博士學位教師名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.22．在讀碩士學位教師名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.23．主講教師名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.24．符合崗位資格主講教師名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.25．符合崗位資格主講教師占主講教師比例表（從2001年起，每年統計一次）；

8.26．55歲以下教授、副教授為本科生上課一覽表（從2001年起，每年統計一次）；

8.27．外聘教師名單（從2001年起，每年統計一次）；

8.28．教學管理人員隊伍職稱結構（從2001年起，每年統計一次）；

8.29．教學管理人員隊伍學曆結構（從2001年起，每年統計一次）；

8.30、教學管理人員隊伍年齡結構（從2001年起，每年統計一次）。

9．學生信息

9.1．在校生名冊（長期保存）；

9.2．修讀輔修、第二專業等學生一覽表（從2001年起，每年統計一次）；

9.3．選修院級、校級選修課一覽表（含課程名、人數、學生名單等，從2001年起，每年統計一次）；

9.4．學生人數統計表（分專業、年級、男、女等，從2001年起，每年統計一次）。

10．授課安排

10.1．各學期課表；

10.2．學生院級選修課程原始材料（長期保存）；

10.3．教師授課安排一覽表（從2001年起）；

10.4．多媒體授課課程及統計表（含課程名、課件來源、授課教師、專業年級、人數、教室、必修課用多媒體授課占必修課比例、選修課用多媒體授課占選修課比例等，從2001年起，每年統計一次）；

10.5．學院開設校、院級選修課一覽表（含課程名、授課教師名、選修學生人數、開出時間、學時等，從2001年起，每年統計一次）；

10.6．學院開設各類講座一覽表（從2001年起，每年統計一次）；

10.7．實踐性課程一覽表（從2001年起，每年統計一次）。

11．教學成果及效果

11.1．學院、教研室等集體獲獎材料（長期保存）；

11.2．教師獲獎（榮譽）統計（校級以上）及材料（按不同類别、級别分開統計，長期保存）；

11.3．科研或教學立項課題一覽表（按不同類别分開統計，從1998年起，每年統計一次）；

11.4．教師發表論文一覽表（從1998年起，每年統計一次）；

11.5．教師正式出版教材一覽表（從1998年起，每年統計一次）；

11.6．學生各學期成績表（長期保存）；

11.7．學生四、六級通過率統計表（分專業，從2001年起，每年統計一次）；

11.8．學生計算機等級通過率統計表（分專業，從2001年起，每年統計一次）；

11.9．學生畢業率、學位授予率統計表（分專業，從2001年起，每年統計一次）；

11.10．學生體育合格率統計表（分專業，從2001年起，每年統計一次）；

11.11．學生考研情況統計表（報考率、錄取率，從2001年起，每年統計一次）；

11.12．學生獲校級以上優秀畢業設計（論文）一覽表（從2001屆起）；

11.13．獲校級以上各類競賽獎一覽表（按校級、省部級、國家級分類統計，從2001年起，每年統計一次）；

11.14．學生發表論文一覽表（從2001年起，每年統計一次）；

11.15．學生實踐、創新能力效果統計表（從2001年起，每年統計一次）；

11.16．對畢業生等人才培養質量的社會評價材料（長期保存）。

12．教材

12.1．教師使用教材情況一覽表（從2001年起，每年統計一次）；

12.2．“九五”、“十五”教材規劃與立項材料；

12.3．選用獲獎教材、國家級重點及省部級以上規劃教材一覽表（從2001年起，每年統計一次，統計中應包含有使用以上幾種教材占所有教材的比例等數據）；

12.4．選用英文原版教材一覽表（從2001年起，每年統計一次）；

12.5．選用近三年出版的教材統計表；

12.6．學生征訂教材記錄表（長期保存）。

13．學籍及學籍異動

13.1．規章制度（長期保存）；

13.2．學生入學基本情況材料（長期保存）；

13.3．學生學籍異動記錄（長期保存）；

13.4．學生獎懲記錄（長期保存）。

14．教師工作情況

14.1．工作量記錄（從2001年起，每年統計一次）；

14.2．教師考勤記錄（從2001年起）；

14.3．教師獎懲記錄（長期保存）。